DIE HERAUSFORDERUNG
Das Forschungsinstitut bekommt täglich über verschiedene Kanäle Anfragen zu den ausgeschriebenen Studien. Füllt ein potenzieller Interessent ein Website-Formular aus, landen die Informationen im zentralen E-Mail-Postfach. Diese mussten bislang händisch sortiert und mehrmals Kontakt mit den Anfragenden aufgenommen werden – sei es, weil ein Foto der Erkrankung fehlte, die Telefonnummer fehlte oder anderes. Und wie wird eigentlich der Fortschritt jeder Akquise am besten dargestellt?
UNSERE LÖSUNG
Der Kunde nutzt das Aufgabenmanagement-Tool Asana. Hier wurden unterschiedliche Spalten zur Visualisierung der Akquise dargestellt. Wir haben Automationen entwickelt, sodass die Anfragen der Website automatisch mit allen Informationen in Asana landen. Die Anfragen werden dann standardmäßig der Rezeption zugewiesen. Werden festgelegte Tags in Asana durch die Mitarbeitenden gesetzt, werden automatisierte E-Mails im Namen des Instituts verschickt – z.B. wenn eine Information fehlt oder die Studienplätze bereits belegt sind. Der Kunde arbeitet jetzt ausschließlich in Asana und muss keine Informationen mehr händisch zusammensuchen – dies erhöht die Effizienz. So bleibt mehr Zeit für das Wesentliche: Die persönliche Betreuung der Probanden.