Entspannt mit Müslischale in der Hand aus dem heimischen Bett arbeiten? Vielleicht nicht die beste Idee. Damit wir auch im Home Office strukturiert und vor allem produktiv bleiben, geben wir euch in diesem Blogartikel ein paar Tool-Tipps an die Hand. Außerdem: Wir zeigen euch, wie ihr als Digital-Advertising-Experten auch im Homeoffice immer den Überblick über eure Kampagnen behaltet.

Von überall aus auf Dateiablage zugreifen

Gerade in Zeiten des Home Offices, wenn alle zuhause arbeiten, ist eine zentrale Dateiablage nicht nur praktisch, sondern stellt sicher, dass alle Dokumente von überall aus abrufbar sind. Mit Google Drive hat man einen Cloud-Speicher, um Dateien sicher abzulegen und diese bei Bedarf mit anderen zu teilen. Google Drive lässt sich nicht nur im Browser öffnen, auch mobil per App kann man alle abgelegten Dateien ansehen. Außerdem: Die automatische Datensicherung sorgt dafür, dass bei einem Geräteverlust alle Dateien online verbleiben. 

Unser Tipp: Sensible Dateien mit Verschlüsselungsdiensten wie Boxcryptor verschlüsseln, um die Vertraulichkeit von internen Daten zu wahren. Stimmen Sie sich vor der Nutzung von Google Drive mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab.

Ciao, Notizbuch. Hallo, Online-Notizen!

Dieser Tage verbringen wir mehr Zeit als üblich in Videokonferenzen und telefonischen Abstimmungen. Damit die besprochenen Themen nicht schon am nächsten Tag vergessen sind, sollte alles Wichtige schriftlich fixiert werden. Das gute alte Notizbuch kann hier die wichtige Rolle einer persönlichen To-Do-Liste einnehmen. Meeting-Protokolle sollten jedoch grundsätzlich digital und für alle Teilnehmer festgehalten werden. Wir nutzen dazu im Alltag Evernote – in dem Online-Notizbuch können mehrere Teilnehmer gleichzeitig an einer Mitschrift arbeiten. Die gesammelten Informationen sind leicht zu durchsuchen und für alle jederzeit abrufbar. Auch die persönliche ToDo-Liste findet hier einen digitalen Platz.

Immer erreichbar trotz Homeoffice

Einfach mal an den Tisch des Kollegen spaziert und den Zeitplan für das aktuelle Projekt besprochen – das fällt im Home Office flach. Umso wichtiger ist es, sich trotzdem mit seinen Kollegen auszutauschen, um nicht aneinander vorbei zu arbeiten und Probleme frühzeitig absehen zu können.

Slack bietet hierfür eine Plattform zum Austausch und zur Zusammenarbeit, die ganz ähnlich zu WhatsApp funktioniert – bloß für den beruflichen Kontext. Per Slack lassen sich nicht nur Nachrichten und Dateien versenden, sondern auch Telefonate führen. Damit es nicht unübersichtlich wird, kann für jedes Team und jedes Projekt eine eigene Arbeitsgruppe –  genannt “Channel” – erstellt werden.

Für ein Aufgabenmanagement ohne lästiges Dokumente-per-Mail-herumschicken eignet sich Asana hervorragend. Über Asana halten wir Projektzeiträume fest, verständigen uns auf gemeinsame Milestones und lassen ToDos aufeinander aufbauen. Die Aufgabe für den Social-Media-Beitrag fällt beispielsweise erst dann an, wenn alle notwendigen Elemente (Grafik, Text) vorliegen. Projekte und einzelne Aufgaben können Mitarbeitern zugewiesen und anschließend abgehakt werden – auf Wunsch stellt Asana jedem Mitarbeiter vormittags eine tägliche ToDo-Liste zusammen. Auf diese Weise bleiben alle informiert, woran die Kollegen gerade arbeiten.

Unser Tipp: Erfolgreiches Aufgabenmanagement funktioniert nur, wenn die Projektpläne regelmäßig aktualisiert werden. Daher ist es wichtig, für jeden Plan einen Projektmanager zu definieren, der darauf achtet, dass die ToDos regelmäßig auf den neuesten Stand gebracht werden.

Keep your data close – Tools für Online-Advertiser

Gerade für KampagnenmanagerInnen sind Anwendungen wie Google Analytics, Facebook Analytics und Facebook Ads von hoher Bedeutung, um die Übersicht über die Kampagnenleistung zu behalten. Je nachdem, wie die Daten in einem Projekt getrackt werden, laufen Anzeigenergebnisse wie Klicks und Conversions in Google Analytics oder Facebook Analytics ein. Die Advertising Suites von Google und Facebook bieten darüber hinaus die Möglichkeit, sich die Kampagnen in übersichtlichen Dashboards personalisiert ausgeben zu lassen.

Mittlerweile bieten beide Anzeigensysteme sehr komfortable Lösungen, um die Kampagnenperformance auch unterwegs checken zu können. In der Agentur nutzen wir dazu die Smartphone-Apps von Google Ads und Facebook Ads sowie die mobile Anwendung von Google Analytics. Wenn es schnell gehen muss, sind einfache Anpassungen auch über die mobilen Anwendungen möglich.

Unser Tipp: Sobald mehr als ein Marketingkanal genutzt wird, lohnt es sich, Kampagnenergebnisse miteinander zu vergleichen. Zu diesem Zweck nutzen wir Tools der Datenvisualisierung wie zum Beispiel Google Data Studio.

Persönlicher Kontakt in Zeiten von Corona

Nicht immer ist das reine Audio-Telefonat das Mittel der Wahl, um Projekte zu besprechen. Mindestens einmal am Tag sollte das gesamte Team in einer Videokonferenz zusammenkommen. Hier lassen sich Sachverhalte einfacher veranschaulichen und der zwischenmenschliche Kontakt mit den Kollegen geht nicht komplett verloren. Netter Nebeneffekt: Zumindest einmal am Tag muss man sich einigermaßen kamerakompatibel zurechtmachen!

Microsoft Teams oder Zoom sind die Video-Tools unserer Wahl. Zoom ist ein Online-Service für Webkonferenzen und Webinare und im Gegensatz zu Teams kostenlos. Kollegen, die gerade unterwegs sind, können auch per Smartphone an der Videokonferenz teilnehmen. Außerdem können Dateien und Präsentationen direkt mit allen geteilt werden. Microsoft Teams bietet unter den Online-Konferenz-Anbietern unserer Erfahrung nach die beste Übertragungsqualität in Bild und Sprache.

Back to the roots: der Pomodoro Timer

Das wären sie, unsere Tool-Empfehlungen fürs Home Office. Wer den ganzen Tag vor dem PC arbeitet, der sollte neben all den digitalen Lösungen den Blick fürs Analoge nicht verlieren. Daher ist die letzte Empfehlung ganz old-school: Simpelste Aufgaben wie Timetracking können auch offline Spaß machen. Außerdem sorgt dies dafür, dass man ganz natürlich dazu angeregt wird, Bildschirmpausen einzulegen.

Also: Wie wäre es, Aufgabenpakete mit der guten alten Küchenuhr zu takten? Am besten funktioniert dies, wenn die Arbeit in sogenannte “Pomidori” eingeteilt wird. Das sind 25 Minuten, in denen man ausschließlich an einer Aufgabe arbeitet. Wenn der Wecker klingelt, ist es Zeit für eine 5-Minuten-Pause, in der man sich entspannen kann. Nach vier Pomidoris folgt eine längere Pause von 10-20 Minuten. Psychologische Untersuchungen haben ergeben, dass wir uns mindestens 10 Minuten mit einem Thema befassen müssen, um in den “Flow” zu kommen. So bezeichnet man den Zustand vollkommener Konzentration, in dem uns Aufgaben “wie im Fluss” von der Hand gehen.

Unser Tipp: Wenn nur 25 Minuten pro ToDo zur Verfügung stehen, bleibt keine Zeit für Zeitfresser und Ablenkungen. Wir arbeiten fokussierter und schaffen mehr in weniger Zeit. Wer keine Lust auf den analogen Küchenwecker hat, dem stehen auch entsprechende Pomodoro-Plugins für Chrome und Firefox zur Verfügung.

Und in den kurzen Pausen zwischen den Pomidori ist genug Zeit, um sich unser Story Highlight auf Instagram (@contxtagentur) anzuschauen. Hier stellen wir euch noch mal sechs aktuelle Tipps fürs Home Office vor. 😉